6 tips voor als je de boekhouding zelf wilt doen als zzp’er
09-09-2020 (11:50) - Economisch
Als zzp’er ontkom je er niet aan: je boekhouding bijhouden. Veel ondernemers besteden de boekhouding uit, maar zeker als zzp’er kun je deze ook best zelf doen. We zetten 6 tips om je hierbij te helpen op een rijtje.
1. Waarom zou je de boekhouding zelf doen?
Het grootste voordeel van de boekhouding zelf doen ligt voor de hand: je bespaart de kosten van het uitbesteden. Aan een boekhouder hangt nu eenmaal een prijskaartje. Een ander pluspunt is dat je een goed overzicht van je financiën behoudt en alles in eigen hand houdt. En boekhouding als zzp hoeft in principe niet te ingewikkeld te zijn. Maar let op: je kunt je financiën niet ‘half’ doen. Een (dure) fout is snel gemaakt. Wil je het zelf gaan doen, zorg dan dat je goed op de hoogte bent van de regelgeving omtrent belastingen. Probeer het ook maandelijks te doen, zodat je niet achter ineens achter de feiten aanloopt en slordig wordt. Je eigen boekhouding doen vergt bovendien de nodige tijd. Merk je op een gegeven moment dat je er te veel tijd mee kwijt bent, dan is een boekhouder het overwegen waard. Tijd is tenslotte geld.
2. Wat moet je allemaal bewaren?
Om een goede administratie op te zetten, moet je een aantal dingen goed bewaren. Denk aan facturen, bonnen, bankafschriften, reiskosten, contracten, belastingadministratie en meer. Het maakt in principe niet uit hoe je dit bewaart.
3. Bewaar je administratie 7 jaar lang
Je bent als ondernemer verplicht om je administratie 7 jaar te bewaren. Gegevens over onroerende zaken zelfs 10 jaar. Als je bijvoorbeeld een kantoor huurt, valt dat daaronder. Je hebt wel de mogelijkheid om afspraken met de Belastingdienst te maken over een eventuele kortere bewaartermijn. Ook kun je afspreken hoe je je administratie bewaart: op papier of digitaal. Omdat je je administratie zo lang moet bewaren, is het extra handig als je ervoor zorgt dat dit overzichtelijk is en je het jaren later nog begrijpt.
4. Een goed online boekhoudprogramma is essentieel
Net als ‘vroeger’ alle bonnetjes in een oude schoenendoos bewaren hoeft absoluut niet meer. Een online boekhoudprogramma kan al een wereld van verschil maken. Met een goed programma hoeft boekhouden namelijk helemaal niet zo moeilijk te zijn. De Belastingdienst onderstreept het belang hiervan zelfs. Je bespaart tijd en hebt bovendien minder kans om fouten te maken. Bovendien heb je bij een goed programma meteen een helder overzicht. Met de meeste boekhoudpakketten kun je onder andere facturen maken en btw-aangifte doen, maar vaak zijn er nog vele handige extra’s. Urenregistratie en het instellen van een bepaald budget bijvoorbeeld. Probeer zoveel mogelijk processen te automatiseren, dat scheelt weer tijd. Kijk ook eens naar speciale boekhoud-apps, waarmee je bijvoorbeeld facturen snel kunt inscannen.
5. Houd je zakelijke en privé-uitgaven gescheiden
Een valkuil is om je zakelijke en privé-uitgaven te veel door elkaar te laten lopen. Zo wordt het natuurlijk wel erg makkelijk om een rommeltje van je administratie te maken. Het kan in ieder geval al helpen om een zakelijke rekening te openen. Zo zie je in één oogopslag alle zakelijke inkomsten en uitgaven. Je mag een zakelijke rekening bovendien fiscaal aftrekken als bedrijfskosten. En het staat ook nog een professioneler naar je klanten toe. Probeer er wel strikt in te zijn om zakelijke uitgaven alleen met je zakelijke pas te betalen en vice versa, want anders heeft zo’n rekening alsnog weinig zin.
6. Je administratie deels uitbesteden
Als je het allemaal toch iets te lastig vindt, kun je ook nog overwegen om deels een boekhouder in te schakelen. Je doet het dan nog steeds allemaal zelf, maar je boekhouder controleert daarna wel alles. Je hoeft je dan minder zorgen te maken over eventuele fouten en je kunt bij eventuele vragen of onduidelijkheden bij hem of haar terecht.
7. Zorg voor een goede factuur
Een overzichtelijke administratie begint met een goede factuur. Met de meeste boekhoudpakketten kun je facturen maken die voldoen aan alle regels. Zo moet onder andere je naam, adres, KvK-nummer, de datum en het btw-bedrag erin staan. Om je klanten zo snel mogelijk te laten betalen, kun je er het beste een directe betaallink in zetten.
